Während in Tabellen die Daten gespeichert werden, sind Abfragen für die Darstellung und Auswertung der Daten zuständig.
Das Ergebnis einer Abfrage sieht wie eine Tabelle aus. Aber eine Abfrage speichert keine Daten, sondern bezieht ihre Daten stets aus einer oder mehreren Tabellen. Trotzdem kann man meistens in einer Abfrage Daten eingeben und ändern. Das wird dann in der zugrundeliegenden Tabelle gespeichert. Wir werden im folgenden auch Abfragen kennenlernen, bei denen Access nicht wissen kann, wohin genau die Daten gespeichert werden sollen. Dann ist die Dateneingabe automatisch gesperrt.
Datenbanken nutzen für Abfragen eine eigene Sprache namens SQL (Structured Query Language). Mit Microsoft Access kann man Abfragen in der 'Entwurfsansicht' komfortabel grafisch generieren, ohne SQL lernen zu müssen. Natürlich kann man, wenn man mit SQL vertraut ist, direkt damit arbeiten, oder beide Arbeitsweisen mischen.
SQL-Code Anzeigefenster
Im folgenden lernen wir, Abfragen in der Entwurfsansicht zu erstellen. Informativ wird auch der SQL-Code dargestellt - allerdings in einer vereinfachten und leichter verständlichen Form. Microsoft Access muss den Code ja automatisch generieren und legt daher im Zweifel lieber etwas zuviel Text an. Durch dieses 'Mehr' an Text wird die Abfrage aber weder besser noch schlechter, schneller oder langsamer als die hier verwendete Form.