Eine Datenbank besteht aus verschiedenen Objekten. Microsoft Access gliedert diese wie folgt:
Alle Datenbankobjekte werden von Microsoft Access in einer eizigen Datei gespeichert. Diese Datei muss man nach dem Starten erst einmal anlegen (Im Menü Datei/Neu und dann Leere Datenbank anlegen) oder eine vorhandene Datei öffnen. Die Datenbankobjekte bauen ca. in dieser Reihenfolge aufeinander auf und wurden bis Access 2003 auch so im Datenbankfenster dargestellt. Das Menü links in diesem Tutorial ist dem nachempfunden. Ab Access 2007 wird kein Datenbankfenster mehr angezeigt; die Objekte finden sich - nicht mehr ganz so übersichtlich - in einer wegklappbaren Navigationsleiste auf der linken Seite.
In Tabellen werden die eigentlichen Daten gespeichert. Man kann sich das fürs Erste vorstellen wie mehrere Tabellenblätter einer Tabellenkalkulation, die jeweils Listen enthalten. In Abfragen werden diese Daten dann ausgewertet, also z.B. gefiltert, zusammengeführt und damit gerechnet.
Tabellen und Abfragen sind eigentlich nur für den Datenbankentwickler gedacht. Die Daten sehen dort noch aus wie in einer Tabellenkalkulation. Der Anwender sollte dagegen nur Formulare sehen. Dort erfolgt, optisch eventuell hübsch aufbreitet, die Datenerfassung und Auswertung. Berichte dienen dem Ausdruck auf Papier.
Makros und Module dienen der Automatisierung und Programmierung der Datenbank. Dabei bieten Access-Makros einen rudimentären Befehlssatz, um verschiedene Aktionen automatisiert laufen zu lassen. Unter Modulen versteht man die mächtige Programiersprache Visual Basic für Applikationen (VBA), die in allen Microsoft Office Programmen gleichermaßen eingebaut ist und sehr viel weitergehende Möglichkeiten als Makros bietet.