In den Tabellen einer Datenbank werden Daten gespeichert. Und zwar nur die „Rohdaten“, also keine Berechnungen oder Formatierungen. Das sollte man selbst dann beibehalten, wenn es „doch nur eine kleine Datenbank“ werden soll. Außerdem sollte nur der Programmierer, nie der Anwender die Tabellen zu sehen bekommen. Selbst, wenn man zugleich Programmierer und wahrscheinlich einziger Anwender sein wird, sollte man beim Erstellen der Datenbank so tun, als wäre es anders. Erfahrungsgemäß passiert es nämlich erstaunlich oft, dass so eine „kleine Datenbank“, die „nur für den Eigengebrauch“ gedacht war, früher oder später ganz andere Dimensionen annimmt.
Im Gegensatz zu einer Tabellenkalkulation besteht eine Datenbank üblicherweise nicht aus nur einer oder sehr wenigen Tabellenblättern, sondern es fallen meistens etliche Tabellen an, zwischen denen Beziehungen bestehen. Das ist keineswegs „unnötig“ oder „eigentlich doch überflüssig“. Im Gegenteil: Gerade die Verteilung der Daten auf mehrere Tabellen stellt die eigentliche Stärke einer Datenbank dar! Vereinfacht gesagt, wird so verhindert, dass Informationen mehrfach abgespeichert werden (keine redundanten Daten).
Wofür jeweils Tabellen bzw. Felder gebraucht werden, legt die Datenbanktheorie fest, auf die ebenfalls noch eingegangen wird. Dabei handelt es sich um die Normalisierung der Datenbank, und eine gute Datenbank entspricht den Normalformen. In der Praxis ist es sinnvoll, die Normalisierung vorab, am besten auf Papier(!) zu erarbeiten. Ansonsten wird man keine gute Datenbankanwendung zustande bringen. Eine gute Datenbank entsteht zuerst im Kopf!