Wann Access nutzen - und wann nicht?

Bevor man ein Projekt in Microsoft Access realisiert, sollte man prüfen, ob Access dafür geeignet ist.

Mit Kanonen auf Spatzen schießen?

Vielleicht reicht ja eine Tabellenkalkulation. Die Möglichkeiten, die Microsoft Excel mit Filtern für Listen bietet, sind vielen Anwendern nicht bekannt.

Wenn eine oder mehrere der folgenden Bedingungen zutreffen, ist eine Tabellenkalkulation allerdings nicht mehr zu empfehlen:

• Ein einzelnes Tabellenblatt genügt nicht (mehr), um den komplexen Sachverhalt zusammenhängend darzustellen. Bei der Verteilung der Daten auf mehrere Tabellenblätter sind Informationen aber nicht mehr vollständig darstellbar.
• Häufige Verwendung von Matrixfunktionen, z. B. SVerweis().
• Die Tabelle ist sehr umfangreich und unübersichtlich geworden.
• Der Tabelle müssen regelmäßig (z. B. monatlich) neue Spalten angefügt werden.
• Es sind Tausende von Datensätzen (Zeilen) zu erwarten
• Die Anwendung soll vielen Anwendern zur Verfügung stehen. Die Anmeldeprozeduren von Excel sind dafür aber nicht ausreichend bzw. komfortabel genug.
• Für eine vernünftige Benutzerführung sollen komplexe Formulare eingesetzt werden.
• Die Anwendung benötigt Auswertungen, die auch „stilistisch gut“ ausgedruckt werden sollen.

Nach einer sehr persönlichen Richtlinie ist Excel geeignet, solange man alle Daten eines Tabellenblattes auf dem Bildschirm sieht. Nur Listen sollte man nach unten, aber nicht zur Seite scrollen müssen.

Den Mississippi mit einem Löschblatt trockenlegen?

Microsoft Access sind auch Grenzen gesetzt. Wer das erste Mal mit einer Datenbankanwendung zu tun hat, neigt unter Umständen dazu, Microsoft Access zu überschätzen. Umgekehrt wird Microsoft Access übrigens von professionellen Datenbankprogrammierern auch immer wieder unterschätzt. Sie übersehen zumeist, dass Access eine Lücke schließt, die zwischen Tabellenkalkulationen und ganz großen Datenbankanwendungen liegt.

Unter bestimmten Voraussetzungen sollte Access bestenfalls noch als Frontend eingesetzt werden, z. B.:

• Normalerweise ist stets mehr als eine bestimmte Anzahl Benutzer gleichzeitig angemeldet. Je komplexer die Anwendung und je mehr Netzwerktraffic, desto kleiner sollte die Anzahl gleichzeitiger Zugriffe sein; auch eine allereinfachste Anwendung sollte nicht mehr als ca. 50 gleichzeitige Benutzer haben.
• Es ist sehr wahrscheinlich, dass mindestens eine der Tabellen größer als 2GB wird.

Auch dann kann Access aber durchaus noch als Frontend, also Benutzeroberfläche, sinnvoll sein.

Ins Schwarze getroffen

Die folgenden Punkte geben Hinweise, wann der Einsatz von Microsoft Access ideal ist:

• Microsoft Access ist beim Benutzer schon vorhanden.
• Die Anwendung soll auf einem einzelnen Rechner oder einem sehr kleinen Netzwerk laufen.
• Es werden nur einige (hundert)tausend Datensätze anfallen.