Datenbanken

Ein typischer User von Microsoft Excel wird sich fragen, warum man eigentlich eine Datenbank statt einer Tabellenkalkulation nutzen sollte. Schauen wir uns deswegen ein Beispiel an: Will man für Grundstücke jeweils den Ort und den oder die Eigentümer speichern, könnte man ja in Excel einfach eine Liste aufbauen:

	A	B	C	D	E	F
1	Nr	Ort	Grundstück	Eigentümer1	Eigentümer2	Eigentümer3
2	1	Frankfurt a.M.	Paulsplatz 20	H. Mayer, Berliner Str. 1, Hamburg	Anja Mayer, Berliner Str. 1, Hamburg
3	2.	Frankfurt	Waldstr. 1a	Horst Mayer, Berliner Straße 1		Anja Mayer
4	3	Hauptstr. 1	Dresden	Fischer, Rolf, Schulstr. 17, 10001 Berlin	- keine -	- keine -
5	2	Dresden	Hauptstr. 1	Rolf Fischer, Schulstr. 17, Berlin

Schon diese wenigen Zeilen zeigen einige Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Daten mit Excel:

In Spalte A sind doppelte Nummern und sogar Texte möglich.
Es sind doppelte Datensätze möglich.
Was, wenn es mehr als drei Eigentümer gibt?
Liegt das zweite Grundstück auch in Frankfurt am Main, oder in Frankfurt an der Oder?
Sind H. Mayer und Horst Mayer ein und dieselbe Person?
In welcher Stadt wohnt Horst Mayer?
Wie soll man nach „Anja Mayer“ filtern, wenn sie doch mal als „Eigentümer2“ und mal als „Eigentümer3“ eingetragen ist?
Falls alle Mayers die gleiche Anschrift haben, wird bei einer Anschriftenänderung auch überall die neue Anschrift eingegeben?
Im dritten Datensatz sind „Ort“ und „Grundstück“ vertauscht, Vor- und Nachname anders sortiert, eine PLZ eingetragen und in Zellen, die leer bleiben sollten, findet sich der Eintrag „− keine −“

Hier liegen die Vorteile einer Datenbank wie Microsoft Access: Uneinheitliche Schreibweisen, unvollständige Daten und Duplikate können ohne Programmieraufwand vermieden werden, da die Datenbank dies selbständig überwacht. Einige Anzeichen dafür, wann eine Tabellenkalkulation nicht mehr sinnvoll ist, sind:

Ein einzelnes Tabellenblatt reicht nicht (mehr) aus, um den Sachverhalt darzustellen. Wären die Daten aber auf mehrere Tabellenblätter verteilt, können die Informationen nicht mehr gut dargestellt werden.
Häufige Verwendung von Matrixfunktionen, z. B. SVerweis().
Die Tabelle ist sehr umfangreich und unübersichtlich geworden.
es müssen regelmäßig (z. B. monatlich) neue Spalten in die Tabelle eingefügt werden.
Es sind Tausende von Datensätzen (Zeilen) zu erwarten.
Die Daten müssen für mehrere Benutzer gleichzeitig verfügbar sein.
Es sollen komplexe Formulare eingesetzt werden.

Nach einer sehr persönlichen Richtlinie ist Excel geeignet, solange man alle Daten eines Tabellenblattes auf dem Bildschirm sehen kann. Nur Listen sollten man nach unten, aber nicht zur Seite scrollen müssen.

Umgekehrt gibt es auch bei Microsoft Access Grenzen - die leider von professionellen Datenbankentwicklern manchmal viel zu eng gezogen werden. Dabei wird oft übersehen, dass Access eine Lücke füllt, die zwischen Tabellenkalkulationen und sehr großen Datenbankanwendungen wie beispielsweise dem Microsoft SQL-Server liegt.