Hier noch ein paar allgemeine, unzusammenhängende Tipps und Tricks zu Tabellen. Einiges davon geht ein wenig über das Tutorial hinaus.
Üblicherweise sollte eine Microsoft-Access-Datenbank aus zwei Dateien bestehen:
Einer Backend-Datei mit den Tabellen und Beziehungen, und einer
Frontend-Datei mit den übrigen Objekten. Im Frontend werden die Tabellen
unter externe Daten/Neue Datenquelle verknüpft und stehen anschließend
fast genau so zur Verfügung, als wären sie im Frontend enthalten. Im Fenster
Tabellen hinzufügen sind sie dann unter „Links“ zu finden, und in der
Navigationsleiste wird ein Pfeil vor dem Tabellensymbol angezeigt.
Entwickelt man die Anwendung später weiter, betrifft das bei einer korrekt normalisierten Datenbank selten das Backend. Ist eine neue Version fertiggestellt, muss nur das Frontend ersetzt werden, die Daten stehen weiter zur Verfügung. In einer Mehrbenutzerumgebung bekommt außerdem jeder Benutzer eine lokale Kopie des Frontends, dadurch wird die Anwendung schneller.
Autowert ist für interne Zwecke wie z. B. als Primärschlüssel sinnvoll, aber selten geeignet, um ihn dem Benutzer zu zeigen. Wenn man nämlich das Anlegen eines unfertigen, neuen Datensatzes abbricht, so wurde dafür schon eine Nummer angelegt, die nicht ohne weiteres wieder verwendet werden kann. Es kann also zu Lücken in der Nummerierung kommen. Die Datentypen Berechnet und Nachschlageassistent sind überflüssig, entsprechen nicht der Datenbanklehre und sollten daher niemals verwendet werden. Der Datentyp OLE-Objekt existiert eher aus Gründen der Abwärtskompatibilität mit älteren Versionen und ist nicht allzu performant. Der Datentyp Anlage ist effektiver, hat aber seine eigenen Tücken, weil in einem einzigen Anlagefeld beliebig viele Dateien gespeichert werden können. Intern wird dazu eine weitere, versteckte Tabelle angelegt, was der Datenbanklehre widerspricht und zudem kompliziert auszuwerten ist.
Tabellenfelder sollte man nicht formatieren. Die Formatierung erfolgt erst später in den Formularen und Berichten.
Tabellen sollten normalerweise mindestens zwei Datumsfelder mit „Metadaten“ enthalten: Eines mit dem Zeitpunkt, an dem der Datensatz angelegt wurde, und eines mit dem Zeitpunkt der letzten Änderung. In Mehrbenutzerumgebungen sollte es außerdem Felder geben, in denen zugleich notiert wird, welcher Nutzer die letzte Änderung durchgeführt hat.
In den seltensten Fällen sollten Datensätze wirklich physisch gelöscht werden, wobei gesetzliche Grundlagen wie die DSGVO es natürlich gelegentlich doch erforderlich machen. Statt einer Löschung wird in einem Datumsfeld der Zeitpunkt der „Löschung“ gespeichert. Datensätze mit einem Wert in diesem Feld gelten als gelöscht. Und in einer Mehrbenutzerumgebung sollte man auch notieren, wer diese „Löschung“ veranlasst hat.